Quando la Pubblica Amministrazione, dopo aver notificato l’avviso di accertamento non ancora esecutivo, l’avviso di addebito, o il verbale di accertamento dell’infrazione al codice della strada, e dopo aver tentato inutilmente la riscossione bonaria del credito vantato, si rende conto che il debitore non intende pagare il dovuto, prima che scadano i termini di decadenza fissati dalla legge, affida al concessionario (data di affidamento) la riscossione coattiva del debito, trasmettendogli la lista (il ruolo) dei debitori che dovranno essere escussi.

Quindi, il concessionario, ovvero Agenzia delle Entrate Riscossione (ex Equitalia), emette e notifica la cartella esattoriale al debitore (data di notifica).

I tempi di affidamento del ruolo ad Agenzia delle Entrate Riscossione e di notifica della cartella esattoriale al debitore inadempiente dipendono dai carichi di lavoro degli uffici della Pubblica Amministrazione preposti e sono scanditi dai termini fissati dalla normativa vigente riguardo alla decadenza del diritto di pretendere la somma dovuta in base all’accertamento.