I compiti dell’amministratore del condominio
I seguenti compiti amministrativi spettano all'amministratore:
A) Redazione del bilancio preventivo
Si tratta di un calcolo approssimativo e prudente delle spese di gestione condominiale occorrenti durante l'anno, che deve essere approvato dall'assemblea insieme con il conto consuntivo;
B) Redazione del conto consuntivo e del riparto spese
Il conto consuntivo (rendiconto) esprime il confronto fra le entrate e le uscite registrate nel corso dell'esercizio e il riparto delle spese ai singoli condomini in relazione ai loro versamenti.
È fondamentale che venga esposto lo stato patrimoniale che ponga in evidenza la giacenza di cassa, eventuali debiti e crediti e fondi di riserva alla data di chiusura dell'esercizio.
Attenzione:
Sarebbe auspicabile che il conto consuntivo, prima di essere presentato in Assemblea, venisse esaminato dai revisori dei conti.
In qualsiasi momento il condomino può prendere visione o chiedere una copia dei documenti contabili, naturalmente senza recare intralcio all'amministrazione e assumendosi le relative spese.
Per pagamenti in ritardo di solito, a norma di regolamento condominiale o delibera assembleare, vengono applicate interessi di mora con riferimento al tasso legale.
Insieme con il conto consuntivo l'assemblea approva anche il piano di riparto delle spese. Il piano di riparto determina per ogni condomino la propria quota personale delle varie spese sostenute, riparto effettuato in base alla legge, al regolamento o ai criteri di ripartizione previsti o determinati dall'assemblea.
l piano di riparto si completa con l'indicazione degli importi a saldo.
Nel piano di riparto di solito troviamo le seguenti colonne:
- Spese generali d'amministrazione: compenso amministrazione - assicurazione - spese bancarie - spese per l'assemblea - cancelleria - adempimenti fiscali ecc; vengono ripartite in base ai millesimi di proprietà (vedi > tabella millesimale);
- spese di gestione: riscaldamento - energia elettrica - acqua corrente - acque residue - ascensore - pulizia scale; vengono ripartite in base ai criteri fissati o/e alle letture dei contatori;
- spese di manutenzione ordinarie e straordinarie (sempre da indicare separatamente);
- Fondi di riserva e versamenti dei condomini;
- importi a saldo dei condomini.
Se durante l'esercizio avviene un cambio di proprietà, il nuovo proprietario risponde in maniera solidale con il vecchio proprietario per il pagamento delle spese condominiali.
Il pagamento delle spese condominiali può essere ripartito in rate (di solito 2 - 4).
C) Fondo di riserva
Si tratta di un fondo previsto dal regolamento condominiale o deliberato dall'assemblea per sostenere ingenti spese per lavori di straordinaria manutenzione per la conservazione dell'immobile. Sarebbe utile prevedere, in caso di compravendita della p.m., nell'atto notarile la destinazione della quota del fondo di riserva accantonata.
D) Amministrazione finanziaria
L'amministratore oltre ai versamenti delle spese condominiali amministra anche gli altri proventi (per es. affitti di parti comuni e quote fondo di riserva).
I soldi del condominio vanno gestiti in ogni caso su un conto separato intestato al condominio stesso. Se l'amministratore non rispetta la tenuta separata del conto condominiale come prevista dal regolamento o da delibera assembleare, ciò costituisce motivo per la revoca straordinaria.
La richiesta di un fido bancario deve essere di norma autorizzata dall'assemblea condominiale e i relativi interessi vanno addebitati ai condomini morosi (per i pagamenti ritardati delle spese condominiali).
E) Adempimenti fiscali
(si veda la sezione dedicata agli adempimenti fiscali del condominio)
F) Tenuta dei documenti condominiali
I documenti da tenere dall'amministratore e da consegnare al nuovo amministratore sono:
- l'elenco aggiornata dei proprietari delle singole porzioni materiali;
- il regolamento condominiale e la tabella dei millesimi;
- la concessione edilizia e l'estratto tavolare dell'edificio condominiale;
- il libro verbali delle assemblee condominiali;
- la polizza d'assicurazione delle parti comuni;
- i contratti di manutenzione per l'impianto di riscaldamento, gli ascensori, del cancello d'ingresso ai garage ecc.;
- situazione patrimoniale aggiornata al momento della revoca o del cambio di gestione.
cosi come altri contratti o documenti intestati al condominio, compresi la corrispondenza in merito a vertenze o eventuali convenzioni.
G) Rapporti con gli affittuari
Di solito l'amministratore non tiene contatti diretti con gli affittuari dei singoli proprietari; può, su richiesta e a pagamento, presentare un conteggio separato delle relative spese, fermo restando che il proprietario rimane unico debitore del condominio.
H) Esecuzione lavori di manutenzione e riparazione
Anche se ogni decisione in merito alla natura, all'ammontare, al finanziamento e alla tempistica dei necessari lavori di manutenzione e riparazione alle parti comuni spetta all'assemblea (con regolare deliberazione), l'amministratore è incaricato e risponde della loro regolare esecuzione.