La privacy sul lavoro rispetto i dati riportati su internet nella posta elettronica e nella rete interna

Spetta al datore di lavoro adottare idonee misure di sicurezza per assicurare la disponibilità e l'integrità dei sistemi informativi e dei dati, anche per prevenire utilizzi indebiti.

Il datore di lavoro ha l'onere di informare, chiaramente e in modo particolareggiato, i dipendenti su quali siano le modalità di utilizzo degli strumenti messi a disposizione ritenute corrette e se, in che misura e con quali modalità vengono effettuati controlli anche in accordo con le organizzazioni sindacali, utilizzando ad esempio un disciplinare interno, chiaro e aggiornato affiancato da un'idonea informativa.

I controlli da parte del datore di lavoro per motivi organizzativi o di sicurezza sono leciti solo se sono rispettati i principi di pertinenza e non eccedenza. I sistemi software devono essere programmati e configurati in modo da cancellare periodicamente ed automaticamente i dati personali relativi agli accessi ad internet e al traffico telematico, la cui conservazione non sia necessaria.

I datori di lavoro privati e gli enti pubblici economici , possono trattare i dati personali del lavoratore, diversi da quelli sensibili, per il legittimo esercizio di un diritto in sede giudiziaria , a fronte della manifestazione di un libero consenso o per un legittimo interesse.

Per quanto riguarda i datori di lavoro pubblici il trattamento dei dati del lavoratore è consentito soltanto per lo svolgimento delle funzioni istituzionali, in base al Codice privacy, alle leggi e ai regolamenti.

Va specificato con chiarezza se la navigazione in Internet o la gestione di file nella rete interna autorizzi o meno specifici comportamenti come il download di software o di file musicali o l'uso dei servizi di rete con finalità ludiche o estranee all'attività lavorativa.

Occorre anche specificare quali conseguenze, anche di tipo disciplinare, il datore di lavoro si riserva di trarre qualora constati che la posta elettronica o la rete internet sono utilizzate indebitamente.
Il datore di lavoro per ridurre il rischio di usi impropri di Internet può adottare opportune misure che possono prevenire controlli successivi sul lavoratore, che possono risultare leciti o meno a seconda dei casi e possono comportare il trattamento di dati sensibili, come le convinzioni religiose, filosofiche, politiche, lo stato di salute o la vita sessuale.

Ad esempio si possono individuare i siti correlati o meno alla prestazione lavorativa o configurare sistemi o filtri che prevengano determinate operazioni I contenuti e le informazioni della posta elettronica sono tutelati costituzionalmente da garanzie di segretezza ma riguardano anche l'organizzazione del lavoro.

In questo quadro è opportuno che il datore di lavoro renda disponibili indirizzi di posta elettronica condivisi tra più lavoratori (ad es. ufficioreclami@società.com) affiancandoli a quelli individuali (ad es. rossi@società.com) e valuti la possibilità di attribuire al lavoratore un diverso indirizzo destinato ad un uso privato.

Il datore di lavoro può mettere a disposizione di ciascun lavoratore apposite funzionalità di sistema che consentano di inviare automaticamente, in caso di assenze programmate, messaggi di risposta che contengano le "coordinate" di un altro lavoratore.

Si può altresì consentire al lavoratore di delegare un altro lavoratore (fiduciario) in caso di assenze prolungate, a leggere i messaggi di posta e ad inoltrare al titolare del trattamento quelli ritenuti rilevanti per l'attività lavorativa. Di tale attività dovrebbe essere redatto apposito verbale e informato il lavoratore interessato.

In caso di assenze non programmate (ad es. per malattia), qualora il lavoratore non possa attivare la procedura descritta (anche avvalendosi di servizi webmail), il datore di lavoro può incaricare altro personale (ad esempio l'amministratore di sistema ) di gestire la posta del lavoratore, avvertendo l'interessato e i destinatari.

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