Conservazione documenti contabili

Domanda di Rocco
25 ottobre 2014 at 18:09

Sono amministratore di sas in contabilità ordinaria e vorrei sapere per quanto tempo sono tenuto a conservare i documenti indicati nella lista che segue.
1 Fatture Acquisto
2 Fatture Vendita
3 Scontrini di chiusura giornaliera
4 Rotolo di tutti gli scontrini
5 Bolle accompagnamento DDT
6 Estratti Conto Bancari
7 Registro Corrispettivi
8 Registro Fatture Acquisti
9 Registro Fatture Vendita
10 Libro Giornale
11 Libro Mastro
12 Buste paga dipendenti

Risposta di Giorgio Valli
26 ottobre 2014 at 12:37

La conservazione dei documenti contabili è disciplinata dall'articolo 2220 del codice civile, che stabilisce l'obbligo, per l'imprenditore, di custodire e conservare le scritture contabili, e tutta la documentazione da cui tali scritture originano, per dieci anni.

In particolare, la normativa citata prevede il termine di conservazione decennale per:

  • le scritture contabili a partire dalla data dell'ultima registrazione;
  • il libro giornale, il libro degli inventari e le scritture contabili;
  • il libro soci, il libro delle decisioni dei soci, degli amministratori, del collegio sindacale o del revisore per quanto attiene, nello specifico, le società a responsabilità limitata;
  • le fatture, di acquisto e vendita, a partire dalla data riportata sul documento;
  • le lettere e le comunicazioni a partire dalla data di spedizione o di ricevimento.
  • gli scontrini, le bolle di accompagnamento, gli estratti conto bancari e postali e quant'altro afferente l'attività societaria o imprenditoriale.

Nel caso di accertamenti avviati dall'Amministrazione finanziaria, la documentazione deve essere conservata fino al momento in cui il giudice non abbia definitivamente e negativamente provveduto sull'istanza stessa; naturalmente, in tale ipotesi, il termine decennale può essere ampiamente derogato.

In ambito fiscale, infatti, la normativa vigente stabilisce che, fatto salvo quanto previsto dal codice civile, le scritture contabili obbligatorie e la relativa documentazione devono essere conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d'imposta.

In caso di accertamenti fiscali, dunque, la conservazione delle scritture contabili è obbligatoria fino alla definizione del contenzioso, e quindi, eventualmente anche oltre il termine massimo decennale previsto dal codice civile.